L’urgence et l’immédiateté font partie du quotidien de tout professionnel. Le but de cette formation action est d’appliquer des méthodes et des réflexes pour faire face à la pression et à l’importance de ses missions à la place de l’urgence subjective. Acquérir la boîte à outils de son efficience et de la maîtrise du stress négatif en adoptant des méthodes propres à sa fonction, le contexte de son poste et les exigences liées à son domaine d’activité.
Objectifs de la formation
Mettre en place un système d’organisation permettant d’anticiper et de planifier utilement afin d’éviter le classique « C’est urgent »
Gérer efficacement son temps dans la durée, par l’utilisation de nouveaux outils
de gestion, pour mieux suivre au quotidien vos actions (projets, missions, rendez-vous, entretiens…)
Améliorer sa maîtrise émotionnelle en situations stressantes afin d’apprendre à développer sa propre stratégie du stress selon ses tendances, ses motivations et ses enjeux
Appliquer méthodes et réflexes pour faire face aux pressions professionnelles
Programme de formation
Diagnostiquer l’utilisation de son temps et son organisation :
- Identifier son profil par rapport à la gestion du temps et à son organisation professionnelle
- Tests et questionnaires d’évaluation de son temps
- Analyser son agenda type
- Déterminer les contraintes et les marges de manœuvre déterminées par l’entreprise
- S’organiser en tenant compte des caractéristiques de son métier
Évaluer ses modes de fonctionnement face au stress :
- Connaître ses « stresseurs » et ses propres signaux d’alerte
- Répondre à ses besoins pour diminuer le stress
- Comprendre ses réactions en fonction de sa personnalité
Mieux connaître son emploi du temps pour mieux l’utiliser :
- Analyser son emploi du temps récent
- Repérer ses « croque-temps » (téléphone, dérangements, etc.) et savoir s’en protéger
Analyser les principes d’une bonne organisation :
- Analyser l’utilisation de son temps, sa relation au temps et son style d’organisation
- Évaluer ses marges de manœuvre et remettre en cause ses habitudes
- Transformer les 10 lois inexorables du temps en atouts
Changer durablement en tenant compte de son mode de fonctionnement :
- Clarifier les avantages et les inconvénients de ses comportements en matière de gestion du temps
- Aller au-delà de l’insatisfaction, identifier les ressorts profonds qui conduisent à une mauvaise gestion du temps
- S’engager sur un contrat de changement réaliste
Appréhender les outils efficaces pour gérer son travail :
- S’appuyer sur les outils classiques : agenda, différents types de trieurs, planning, bible de poste, check-list
- Tirer profit des outils informatiques : messagerie, agenda électronique...
- Déléguer efficacement pour dégager du temps
Mieux utiliser son temps dans les relations professionnelles :
- Savoir dire « non » lorsque c’est nécessaire
- Mieux communiquer, s’affirmer pour gérer les demandes et éviter les conflits
Apprendre à se détendre intellectuellement, physiquement et émotionnellement :
- La maîtrise des émotions
- Les étapes du « deuil » face aux changements
- Les signes de reconnaissances pour se ressourcer
S’organiser avec l’équipe :
- Mettre en place des règles de travail avec les utilisateurs
- Repérer et prendre en compte les attentes de son équipe
- Définir et hiérarchiser ses différents niveaux de priorité
- Prévenir l’urgence pour mieux la gérer
Méthode pédagogique
Une grille d’auto analyse et d’avancée sera remise en début du programme. Un guide line méthodologique comprenant une synthèse des concepts déclinés pendant la formation sera à la disposition des participants. Des cas et des exercices ponctueront cette formation action.
Points forts
Chaque être vit le temps différemment. Les méthodes et outils ne sont efficaces que si chacun sait comment il peut les adapter à lui-même. Cette formation ne plaque aucune méthode mais fait prendre conscience au participant qu’il sait ce qu’il faut faire pour gérer son temps et la pression, mais qu’il ne le met pas en pratique.